バーチャルオフィスは、実際のオフィスを借りずとも、住所や電話番号などを安価で借り、利用することのできるサービスのことです。借りた住所や電話番号は、ホームページや名刺にも掲載できます。バーチャルオフィスの運営会社によって様々ですが、ホームページの作成や法人登記の代行、会計業務の請負など、追加料金を払えば受けられるサービスもあります。利用者が自身のニーズに合わせてサービスを選び、安価で容易に利用できる為、個人事業主やフリーランスの方などスタートアップの時期の方に人気のサービスとなっています。
今回は、バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するメリットについてご紹介していきます！
目次
1.バーチャルオフィスとは
2.電話代行のメリット
3.電話代行のデメリット
4.電話代行サービスのデメリット
5.まとめ
1.バーチャルオフィスとは
そもそもバーチャルオフィスとは？仮想のオフィス？VR空間？と色々な疑問があるとことでしょう。バーチャルオフィスは1960年代にアメリカで始まったサービスです。実際に物理的な事務所を構えなくとも、事務所としての機能をレンタルできる『仮想の事務所』のことです。わかりやすく言うと、住所のみを貸し出し、利用者はその住所を名刺やホームページに記載して利用できるサービスになります。郵便物や電話転送といった基本的なサービスに加え、会計業務の請負、法人登記代行やホームページ作成のサポート等、起業する上で必要なありとあらゆるサービスが提供されています。
会社にもよりますが、初回登録費用が5,000〜20,000円程度、月額1,500円〜10,000円程度となっており、大幅な経費削減を見込むことができます。そのため、スタートアップの経営者やフリーランスに人気のサービスとなっています。
一等地の住所を安価で使用できたりと会社の信用度が上がるメリットや、プライバシー保護やトラブル回避の観点からも多くのメリットのあるバーチャルオフィス。中でも、実際に物理的な事務所を構えた場合に必要となる受付業務や電話対応を代行してくれるサービスはとても便利で、多くのメリットがあります。
2.電話代行サービスを利用するメリット
⑴電話対応がいつでも可能
フリーランスや個人事業主の方は、自分一人または限られた数人の従業員で業務を行なっている場合が多いでしょう。会議中や来客中等電話対応が物理的に無理な場合もあります。電話代行サービスを使えば、いつでも電話対応が可能です。
⑵業務の邪魔にならず、業務集中できる
自分一人、または少人数で業務を行う場合、電話対応に時間を取られると業務が滞ってしまいます。電話対応の中には、電話で即座に対応すべき案件と、メール等で後ほど対応できる案件があります。そのため、全ての電話対応を自分でこなすのは効率的ではありません。
この場合、電話代行サービスを利用すれば、効率的に電話対応を行うことが可能になります。返答の仕方や優先順位についてなどの簡単な対応の仕方を記載した電話対応のマニュアルを作成し、バーチャルオフィスの運営会社に渡し対応してもらえばよいのです。優先順位の高いものに関してはすぐに連絡してもらうよう依頼したり工夫することで、効率的に電話代行サービスを使用し、業務に集中することができます。
⑶顧客の安心感、信頼感につながる
常に人が対応できる状態を作ることも大切です。例えば、自分が顧客側の立場だとして、何度連絡しても連絡が取れない取引相手をどう思うでしょうか？なかなか連絡が取れず、業務が進まない。即座に対応できないと思われてしまうかもしれません。そんな会社とは、取引を止めよう。そう思う会社もあるかもしれません。しかしながら、バーチャルオフィスの電話代行サービスを使えば、対応可能時間ならばいつでも対応が可能です。
3.電話代行サービスを利用するデメリット
ここで、少しデメリットにも触れておきます。
⑴詳しい説明ができず、不信感へとつながる
電話代行サービスを使用すると、自身の会社の業務内容について全く知らない人が対応することになります。対応内容によっては、結果としてトラブルになったり、顧客が対応の悪さに不信感を持つ可能性もあります。そのため、電話代行サービスを利用する際は、会社の業務内容や、応答のテンプレートを作成し、バーチャルオフィスを運営する会社へ渡すと良いかもしれません。
⑵即座の対応に向いていない
『打ち合わせの時間を変えて欲しい』『すぐにこの商品を納品して欲しい』等、即座の対応を必要とする電話に、すぐに対応が難しいことが難点です。緊急の場合、優先度の高い場合は自身の携帯電話に掛けてもらう等、取引先へ伝えるなどの工夫が必要です。
4.電話代行サービスを利用する際の注意点
⑴対応マニュアルの作成
上記でも触れましたが、会社の業務内容や応答のテンプレートを作成し、バーチャルオフィスの運営会社へ渡すと良いかもしれません。バーチャルオフィスの電話代行サービスの担当者は、電話対応のプロです。しかしながら、業務内容について知らない場合、問い合わせの内容によっては、対応しきれない可能性があります。最低限の知識や応答のマニュアルがあれば、正しく対応でき、顧客に不信感を与えることなく対応が可能となります。
⑵オプションによっては高額になる
バーチャルは、基本的に最低限のサービスを低価格で提供するサービスです。そのため、基本的な電話代行サービスに加え、様々なオプションを付けると、高額な使用料になってしまう可能性があります。顧客へのイメージのためにも、常に電話に出られる環境を整えることは大切ですが、予算との兼ね合いも考えながら使用せねばなりません。
5.まとめ
自分1人、または少人数で業務を請け負うフリーランスや個人事業主にとって、忙しい中での電話対応は負担になります。電話対応に時間を取られ、業務の効率が悪くなります。電話代行サービスは、常に対応が可能であったり、業務効率が上がる点で多くのメリットがあります。しかしながら、対応によっては不信感につながったり、即座の対応が難しい場合もあります。マニュアルを作成するなどの対応を工夫し、上手に電話代行サービスを利用してください。業務に集中できる体制を作り、会社の事業発展に繋げていきましょう！！
