スタートアップの起業家やフリーランスに人気のシェアオフィスやコワーキングスペース。初期費用や月々の使用料も安価で、設立まもない会社やフリーランスの強い味方となるサービスです。また、働き方の変化に伴い、昨今では起業勤めのビジネスマンの利用も増えています。今回は、人気のシェアオフィスやコワーキングスペースを使用する上で気をつけるべきことについてご紹介します！
【目次】
1.シェアオフィス、コワーキングスペースとは？
2.契約や登記についての注意点
3.施設利用についての注意点
4.まとめ
1.シェアオフィス、コワーキングスペースとは
シェアオフィス、コワーキングスペースと並べて紹介されることが多いですが、厳密にいうとサービス内容が少し違います。
・シェアオフィスとは
『shared office』共有する事務所という意味です。複数の会社や個人事業主が同じオフィスを共同で利用する空間のことです。主に個室が主流とされていますが、オープンスペースの場合もあります。
・コワーキングスペースとは
『co- working』共同で仕事をするという意味。シェアオフィスと同じように複数の会社が同じ空間を利用しますが、主にオープンスペースとなっています。会員同士の交流ができる点も、コワーキングスペースを利用するメリットとなっています。運営会社によっても異なりますが、主な違いはオープンスペースなのか、個室なのかという点です。ですが、シェアオフィスによっては、オープンスペースの場所もあるので、この二つは同じような形態の事業であると言えるでしょう。そこで今日は、シェアオフィスとコワーキングスペースの両方において、共通する使用上の注意点について以下説明していきたいと思います！
2.契約や登記についての注意点
・契約内容について理解する
運営会社によってサービスの内容は変わります。基本料金に含まれるサービス、オプションで提供されるサービスを確認し、しっかりと理解してから契約することが大切です。例えば、会議室を利用する際、基本料金にホワイトボードなどの備品の使用が含まれている場合と、オプションで使用可能な場合があります。これは運営会社によって異なるため、事前に確認が必要です。初期費用、月額料金が安価の場合でも、上記のような内容を必ず確認し、結果的にいくら払うのかを把握してから契約するようにしましょう。
・法人登記ができるか
利用するオフィスで法人登記が可能か確認しましょう。バーチャルオフィスやレンタルオフィスでは、法人登記が可能な場合が多いです。しかし、シェアオフィスやコワーキングスペースでは法人登記ができない場合もあります。また、法人登記に追加料金が必要かも合わせて確認しておくとよいでしょう。
・銀行口座開設が可能か
シェアオフィスやコワーキングスペースでも口座開設は可能です。ですが、起業のための法人口座の開設は、振り込め詐欺などの影響で厳しくなり、ハードルが高くなっているようです。ここでポイントなのが、大手の経営実態がしっかりとした運営会社を選ぶことです。過去に犯罪歴のある住所を使用してしまうだけで、口座開設の審査に落ちてしまう可能性もあります。しかし、大手の運営会社であれば、きちんと審査をして契約しているため、その住所が犯罪に使用された住所であるリスクが減ると言えるでしょう。(また、ご自身でもインターネットで住所を検索し、クリーンな住所であるかを確認することも有効です。)
3.施設使用についての注意点
・プライバシーやセキュリティーが不安
オフィスを複数の企業で共有しており、オープンスペースで仕事をすることになるため、プライバシーやセキュリティ面で不安を持つ方が多いと思います。電話対応の際も、周囲に人がいるため言動には気をつけなければなりません。そのため、オフィス内に通話や商談が可能なスペースがあるか、監視カメラの有無等契約の際に確認すると良いでしょう。
・オフィスの清潔度
使用するオフィスは清潔でしょうか？もし顧客との打ち合わせでオフィスを利用する事になった際、汚いオフィスだと『こんなに汚いところしか借りる余裕がないのだろうか…この会社と取引をして大丈夫だろうか』など、悪い印象を持たれてしまう可能性があります。ビジネスにおいて、相手方へのイメージはとても大切です。大手の運営会社であれば清掃が行き届いているかと思いますが、コロナウィルスの流行もあるため、換気や消毒といった対策や清掃員の有無なども含め質問することをオススメします。
・ネット環境
シェアオフィスやコワーキングスペースのメリットとして、ネット環境が整っていることが挙げられます。しかし、大勢の人が同時に使用するため、ネットが重くなってしまう可能性があります。そのため、どのような無線LANやwifiを使用しているか事前に確認しておきましょう。
・利用層の確認
利用層を確認することには二つのメリットがあります。
①もし、オフィス内でのビジネスチャンスを期待しているのであれば、どのような層が使用しているかを事前に確認しましょう。ビジネスの幅を広げられるチャンスになります。
②シェアオフィスは個室が主流とされていますが、一部のシェアオフィスや多くのコワーキングスペースでは、オープンスペースで仕事をすることになります。その場合、周囲の音が気になり仕事に集中できない、なんてことが起きるかもしれません。事前にオフィスを見学し、どのような層が利用しているかを見極めるとよいでしょう。また、見学のタイミングによって静かだったりうるさかったりする場合もあるので、可能であれば時間を変えて何度か足を運ぶことをお勧めします。また、異なる日に訪れることで、オフィス周辺の環境や治安を見ることもできます。その点も合わせて確認しましょう。
4.まとめ
今回は、シェアオフィスやコワーキングスペースを利用する上で気をつけることについてご説明しました。安価で手軽に利用することのできるサービスですが、運営会社や契約内容によっては高額になってしまう可能性もあります。運営会社や施設、契約内容を事前にしっかりと確認し、ご自身のビジネスのニーズに合わせた上手な利用をお勧めします！
