この記事をご覧になっているのは、バーチャルオフィスの利用について検討されている方かと思います。レンタルオフィスや賃貸より気軽に始められそうなバーチャルオフィスですが、その需要の増加に合わせるように様々な特徴を備えたバーチャルオフィスが存在します。数多く存在するバーチャルオフィスのなかから、何を基準に選ぶべきか、重視したいポイントを５つに絞り、まとめました。ぜひ参考にしていただけたらと思います。
目次 バーチャルオフィスを選ぶポイント５つ 1.料金 2.立地/住所 3.外観/アクセスの確認 4.付随サービスや、オプション 5.運営会社スタッフの対応/サービスの質 6.まとめ |
バーチャルオフィスを選ぶポイント５つ
1.料金
バーチャルオフィスを比較し契約する上で、多くの方が重視するポイントが料金です。事業の業績に関わらず必ず月々発生するものなので、予算を算定したうえで、利用する際の明確な金額を確認しましょう。また、バーチャルオフィスの利用では、毎月の利用料金の他に入会金が必要になることが多いので、その点もよく確認をしましょう。
さらに、そのバーチャルオフィスによっては、様々なサービスが含まれていたり、もしくはオプションとして追加料金を払うことで利用できたりする場合があります。例えば住所の利用だけでなく、会議室、作業スペース利用や電話代行、秘書代行サービスといったものです。初期費用は、賃貸やレンタルオフィスよりも少なく見積もれるかと思いますが、それでも発生する初期費用、そして毎月の費用を把握し、現時点で必要なトータルの費用をきちんと見積もりましょう。事業の業績に関わらず支払いしていける料金で契約することが重要です。
2.立地/住所
こちらもバーチャルオフィス利用の大きな目的の一つとして重視する方が多いかと思います。名刺やHPに記載が可能となる住所、本社所在地の立地は、事業の信用力に繋がります。スタートアップであるなど、事業の実績が乏しい場合、住所の取得で信用力を得ることは大きなポイントです。
たかが住所、されど住所、住所はひとつのブランディングであり、都内一等地のアドレスを名乗ることで、図らずも事業の宣伝広告に一役買ってくれます。具体的に都内でエリア名を挙げますと、港区、千代田区、中央区の3区には上場企業が圧倒的に多く、東京の3大ビジネス区と言えます。
更に新宿区、渋谷区を加えて、東京のビジネスにおいて主要である都心５区と認知されています。これらのエリアの住所を取得する効果は大きいでしょう。大手IT企業が集まる六本木、もしくは渋谷エリア、異国情緒を感じさせる広尾や麻布、外国人の注目を得る浅草エリアなど土地に抱く印象をもとに検討するのもひとつです。
また、賃貸にお住まいの方は事務所として自宅を登記し公開することが契約で認められていないことも多いので、自宅ではないバーチャルオフィスの住所登記にはメリットがあります。自宅をオフィスとされていた方は、自宅を公開しないことでプライバシーの保護にも繋がります。会議室や作業スペースなどオプションを利用する可能性があるのならば、ご自身の居住エリアから遠すぎない距離の住所を選択することも一つです。
3.外観/アクセスの確認
バーチャルオフィスの実際の立地や外観、交通アクセスも重視したい点です。
ご自身が行くだけであれば何も懸念はありませんが、名刺やHPの住所をもとに来客があるかもしれません。また、会議室や来客対応スペースを頻繁に利用する予定であれば、顧客が訪れることを考え、あまりにも交通アクセスの良くない立地は考え直す必要があるかもしれません。外観も一度は必ず確認するため実際に現地に足を運んでみましょう。
4.付随サービスや、オプション
一言にバーチャルオフィスと言っても、それぞれ様々なオプションやサービスがあります。まずはご自身が活用したいサービスがあるかどうか、確認しましょう。バーチャルオフィスと一言で言っても様々な特色があり、それぞれのサービスを兼ね備えます。
例えば、郵便物受け取り代行サービスをはじめ、秘書代行サービス、会議室および顧客対応スペースを利用できる場合があります。郵便物受け取り転送サービスがあれば、どのくらいの頻度で転送されるのか、秘書代行サービスがあれば、どのようなことを利用できるのか、活用するのであれば確認しておきたい点です。
また、電話代行サービスでは、電話を転送してくれたり、もしくは電話に秘書が対応してくれたりします。その際、取得することになる電話番号も確認しておきましょう。電話番号は住所と同様に名刺やホームページに表記することになりますので、050や090から始まる番号よりも、03などの市外局番から始まる電話番号の方がビジネスでは信用力が高いと考えられます。
更に、会議室や打ち合わせスペースが利用できるオプションがあるのならば、共用会議室の予約方法、使える頻度など、実際に使用する手順を確認しておきたいものです。また、各サービスについて、毎月の料金に含まれるのか、オプションであるのか、追加料金が発生する場合は、その料金も確認しておきましょう。ご自身の希望するサービスと料金との兼ね合いもあります。活用する予定のないサービスが多くあのであれば、費用を削減できるかどうか、確認すべきです。
実際に契約した後には、色々な問題が起きると同時に、事務的な確認や手続きにも追われます。契約前の気になる項目を一つひとつ列挙し、理解しておくことが、その後のスムーズな事業展開とバーチャルオフィスの利用に繋がります。
5.運営会社スタッフの対応/サービスの質
バーチャルオフィスを実際に運営している会社や人がどのような姿勢でいるのかを確認することは重要です。実際にバーチャルオフィスを契約し事業をしていくと、運営会社とのコミュニケーションが必要となる場面があります。困ったことやイレギュラーな事態に見舞われる可能性もあります。そんな時に、運営会社のスタッフとのコミュニケーションが取りやすかったり、親身になってくれたり、起業などの相談に乗ってくれるのであれば安心です。またこうしたやり取りからも、顧客の来訪時の対応も丁寧であると見込めます。契約前に、質問などに真摯に対応してもらえるか、ある程度スムーズにコンタクトが取れるかどうかなど、契約の内容やオプションだけでなく、契約前のやりとりも客観的に精査しましょう。
6.まとめ
以上、バーチャルオフィス選びで重視したい５つのポイントについてまとめました。バーチャルオフィスを選ぶ際、多くの方が重要視されることが料金と取得できる住所かと思います。料金の詳細を確認し、様々な観点から内容をよく精査し、ご自身の需要と照らし合わせ、総合的に判断しましょう。
