「バーチャルオフィス」とは、「仮想の事務所」を意味し、物理的な場所を必要としないまま事務所としての機能を実現できることが特色です。バーチャルオフィスは、都心の一等地に住所をレンタルでき、会社のブランド力や信用力が上げることができることが大きな魅力です。
最近、オンラインで会議などを行うケースが増えていますが、対面で話ができるスペースが必要になる場合や業種も多くあります。そのような場合にバーチャルオフィスの利用先で会議室が使えると便利であることから、会議室を備えたバーチャルオフィスが増えています。今回は、会議室つきのバーチャルオフィスを検討中の方へ選ぶ際のポイントをご紹介いたします。
目次
1.バーチャルオフィスの会議室について
1.バーチャルオフィスの会議室について
様々な場所に数多くのバーチャルオフィスがありますが、会議室が必ずしもあるとは限りません。バーチャルオフィスを借りる際には必要ないだろうと考えている会議室ですが、事業が大きくなるににつれ、時には顧客と商談をしたり、スタッフと一緒に仕事をしたりと行ったように、物理的な作業スペースが必要な場面が増えていきます。そのためバーチャルオフィスを検討中の方は、今すぐ必要でないと考えていても会議室つきバーチャルオフィスを選ぶ方が得策でしょう。一般的にバーチャルオフィスの会議室は、プロジェクターやホワイトボードなど必要な備品もそろっているので非常に便利です。
2.【会議室つきのバーチャルオフィスのメリット】
会議室のあるバーチャルオフィスを選ぶメリットは、以下のものが挙げられます。
・会議室が必要な際にレンタル会議室を探す、予約するなどの手間が省ける・会議室にお呼びする取引先の方やお客さんに毎回違う会議室のお知らせをしなくてよい
・会社と会議室が同じ住所でブランド力、信用力UP
・都度違うレンタル会議室を使用するより安心感がある
・会議室を都度レンタルするよりコストパフォーマンスが良い
といったメリットです。
これらのメリットには起業したての時には気づきにくく、後々その必要性に気づき、「思いのほかレンタル会議室を使う機会が多く、利用費がばかにならない」という声をよく耳にします。そのためその都度会議室を借りる手間と、出席者へ案内する手間は意外に大変です。オフィスの住所と会議室の住所が同じであれば、取引先の方にも安心感と信頼感をもってもらえるメリットもあります。
3.会議室つきバーチャルオフィスを選ぶ際のポイント
会議室つきのバーチャルオフィスを選ぶ際には、使ってみてから不自由な点が見つからないよう、利用するシーンを思い浮かべながら確認していくことがポイントです。
3-1.立地条件
打ち合わせのためには、なるべくアクセスの良い会議室を選びましょう。駅近でわかりやすく便利な場所でなければ、迷ってしまったり、お互いに余裕を持って到着できず落ち着いて話ができないなどの問題が発生しかねません。またいくら便利なターミナル駅の近くといっても、駅からかなり遠かったり、アパートや雑居ビルの一室であったりなどコストパフォーマンスが良い会議室を選ぶことは簡単ではありません。そのため、自分が見つけづらい、駅から遠いなどアクセスのよくない立地は避けましょう。
3-2.利用料金、キャンセルポリシー、支払い方法
利用料金は業者によってさまざまです。あなたの働き方に合ったコストパフォーマンスの高い料金体系のバーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。キャンセルポリシーもしっかり理解しておくことは重要です。そして支払い方法についても、クレジットカードは使えるか、利用した日の都度払いなのか、月末一括払いかなど細かいところのチェックを忘れない方が良いでしょう。毎回経費処理の手間が省けるかどうか大きな違いがでてきます。
3-3.予約方法
予約をする方法も電話やメール、webといったようにどのような方法が可能かチェックしてください。電話予約ですと営業時間内しか受け付けてもらえませんし、メールですと返信があるまで予約の確定がわかりません。一番便利なのは24時間予約可能なweb予約です。
3-4.ネット環境
会議室のインターネット環境を必ずチェックしましょう。あなたのパフォーマンスと比例します。利用時にネットにつないでプレゼンをしたり、資料をクラウドから取り出したりする際に、バーチャルオフィス側がネット環境を提供していなければ、自分でポケットWifiを持っていかなくてはなりません。ネット回線もどれくらいの速さが出ているのかも重要になってきます。可能ならば、下見の際に一度ネットに接続させてもらい体感としてサクサクネットが使えるのかをチェックしましょう。
3-5.利用できる会議室の状況
利用する会議室の大きさや明るさ、雰囲気など状態を確認しましょう。会議室といってもさまざまなタイプがあります。完全個室、半個室、そしてオープンな空間で打ち合わせするスタイルのスペースもあります。どのようなスタイルなのか、何人入れるのかなどに加え、会議室が全何部屋あるのかという点にも気をつけたいところです。また空調については、個別空調のところとフロア全体の空調のところがあります。会議中の気温の調整という点は、意外と見落としがちです。空調のチェックもしっかりとしておくべきです。
3-6.備品
打ち合わせの際に必要となるプロジェクターやホワイトボードの備品が揃っているかチェックしましょう。あなたのプレゼンのパフォーマンスさらに高めてくれる設備の存在は重要です。こうした設備が無料で使用可能なのか、別途料金がかかるのかといった点を必ず契約前に確認することで、無駄な出費を抑えることができるでしょう。
4.まとめ
最近、在宅勤務なのでが増え、作業スペースはいらない働き方が増えています。しかし、取引先との打ち合わせのために会議室が必要という場合には、好きな時に使える会議室があるバーチャルオフィスは、あなたの仕事をスムーズに進めるためには重要なサービスです。
多くのバーチャルオフィスでは、サービスとして会議室の利用を提供しています。ご利用前には、念のため会議室の利用についてしっかりと確認した上で、実際に会議室へ行って自分の目で確かめてみて下さい。立地や明るさ、雰囲気、設備の状況などを確認することをおすすめします。ご自身のスタイルに合った会議室を選ぶことで、信頼度を高め、事業拡大を図っていきましょう！
