昨今、働き方の変化により、場所に囚われない働き方に注目が集まっています。ネット環境が発達したことにより、オフィスを持たない働き方、直接会わずともやり取りのできる環境等、多くの働き方の選択肢が増えています。
場所に囚われない働き方をする上で人気なのが『バーチャルオフィス』や『コワーキングスペース』などのサービスです。ビジネスマンの方なら、一度は聞いたことがあるでしょう。
そこで今日は、それぞれの特徴や使い方について、違いとともに説明しながらご紹介していきたいと思います！
(目次)
1.バーチャルオフィスについて
1-1.バーチャルオフィスとは
1-2.バーチャルオフィスのサービス内容
2.コワーキングスペースについて
2-1.コワーキングスペースとは
2-2.コワーキングスペースの特徴
3.バーチャルオフィスとコワーキングスペースの違い
4.まとめ
1-1.バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスは、1960年代のアメリカで始まったサービスです。物理的な事務所を構えずとも、事務所としての機能をレンタルできる『仮想の事務所』のことをいいます。利用者は住所を借り、借りた住所を自分のオフィスとして、ホームページや名刺に記載して使用することができます。物理的なオフィスを構えずとも、オフィスとしての機能を安価でレンタルできるため、スタートアップの経営者やフリーランスを中心に人気のサービスとなっています。
1-2.バーチャルオフィスのサービス内容
運営会社によっても異なりますが、バーチャルオフィスは以下のサービスを利用することができます。運営会社によっては、追加料金が必要なこともありますので、あらかじめ確認してから利用するようにする事も大切です。
【基本サービス】
・郵便物転送サービス
バーチャルオフィスに届いた郵便物を利用者の自宅へ転送します。
・専用番号の貸し出し
バーチャルオフィスに電話があった場合、利用者の携帯へ転送します。事業を行う場合は、固定の電話番号を持っておくと、取引先や相手方の印象が良くなります。
・会議室の利用
ミーティングや、取引先との打ち合わせの際に使用できる会議室が設けられていることがあります。しかし、会議室の利用そのものがオプションの場合や、プロジェクターの使用が追加料金の場合もあり、運営会社によって異なります。
・受付サービス
常駐のスタッフに対応してもらえる場合もあります。常駐スタッフがいない場合もあるので、契約時に確認が必要です。
【運営会社による独自サービス(追加料金で利用できる)】
・法人登記の手続き対応
・会計業務請負
・ホームページ作成のサポート
・専用サーバー(ストレージ)のレンタル
以上が主なバーチャルオフィスのサービス内容です。特徴として、働く場所やスペースを確保するというよりは、会社を運営するのに必要な住所やサービスを、必要なものだけ選んで使用するイメージです。
2-1.コワーキングスペースとは
現在、フリーランスやリモートワークで働く人が増えつつあります。どこでも働くことができるというメリットがある反面、集中して作業ができる場所の確保に苦労する場合もあります。そんなときオススメなのがコワーキングスペースです。仕事をするために作られた場所なので、自宅やカフェよりも集中して仕事をすることができます。
コワーキングスペースは、直訳すると『共に働く場所』となります。共に働くと言っても、みんなで一緒に同じ仕事をするということではありません。コワーキングスペースは、フリーランスやリモートワークを行う様々な仕事を持つ利用者が集まり、仕事をする場所です。利用者は『物理的な場所』を共有します。
2-2コワーキングスペースの特徴
以下、コワーキングスペースの特徴をご紹介します。
・低コストで仕事場をレンタルできる
敷金礼金などが必要がない上、月極か都度払いかを選択できるなど、利用者のニーズに合った使い方ができます。
・社内外問わず多くの人とのコミュニティが形成できます
職業や業務内容の違う、さまざまな立場の人間がコワーキングスペースを利用。上手にコミュニケーションを測れば、利用者同士でコミュニティができ、新たな人脈やビジネススキルを身に付けることも可能です。
・イベントやセミナーへの参加が可能
運営会社によっては、定期的に勉強会やセミナーを開催する場合があります。イベントに参加することで、新たなビジネススキルを得たり、新しいコミュニティーを形成することができるなど、多くのメリットがあります。
・充実した設備が使用できる
無料WIFIやコピー機の使用、文房具やケーブル類の貸し出しなど多くの充実した設備を利用できます。コワーキングスペースによっては、カフェに力を入れているところもあり、本格カフェ顔負けの充実したドリンクがある場合もあります。
3.バーチャルオフィスとコワーキングスペースの違い
ここまで、バーチャルオフィスとコワーキングスペースの違いについて、それぞれの特徴やサービス内容と共に説明してきました。具体的にどのような違いがあるのでしょうか?
・バーチャルオフィスは別途で働く場所の確保が必要
バーチャルオフィスは、会社運営に必要な住所を借りるサービスである一方、物理的な仕事をする場所をレンタルするのがコワーキングスペースです。バーチャルオフィスは、オフィスそのものをレンタルする訳ではないので、自宅などの作業スペースが必要です。作業スペース確保にかかるコストは全て自分で支払わねばなりません。
一方、コワーキングスペースでは、設備費など全て料金に含まれています。オフィスを借りると、敷金礼金等の初期費用が必要ですが、コワーキングスペースを利用すれば安価で借りることができ、コストを抑えられます。
・利用者同士の交流の有無
バーチャルオフィスは、会社を運営する上で必要な住所を借りる場であり、コワーキングスペースのように利用者同士の交流を目的としたものではありません。他業種の人や他の会社の人と交流したい場合は、セミナーや講演会などに積極的に参加する必要があります。ただし、近年はLinked Inや専用のコミュニティサイトを備え、会員間で活発な交流を行なっているバーチャルオフィスもあります。
しかし、コワーキングスペースはカフェや図書館のような、仕切りのない空間で大勢の人が共に作業をせざるを得ない場合が多く、集中し辛い、機密情報漏洩の恐れがあるなどのデメリットがあります。その点、バーチャルオフィスなら、会議室や個室を借り、集中できる空間を作ることもできます。
・バーチャルオフィスなら、東京の一等地の住所などが登記に使用可
コワーキングスペースの中には、住所の利用や登記に利用可能な場所はありますが、一等地ではない場合が多くあります。一等地に住所があるだけで、取引先からの信頼を得られるなどのメリットがあることから、一等地の住所を使えるということはビジネスにおいて重要な意味を持っています。
その点バーチャルオフィスなら、東京の一等地の住所を使用することができ、取引先からの印象も良くなり、ビジネスにおいて優位に立つことができます。また、登記に自宅を使用すると防犯面でも心配だが、バーチャルオフィスの住所を使えば、プライバシーも保護することができます。
今回は、バーチャルオフィスとコワーキングスペースの違いについてご紹介しました。スタートアップの経営者、フリーランス、会社勤めのサラリーマン、それぞれの立場によって必要とする場所や条件は異なります。それぞれの性質をよく理解し、自身の働き方や場面に合わせた利用を検討してみてください！
