あなたはバーチャルオフィスでの便利なサービスをご存知ですか？
私たちの働き方はコロナウイルスの影響でかなり多様化しました。スキマ時間での「副業」or「複業」もしくはフリーランス、個人事業主として自由度の高い働き方が増えています。バーチャルオフィスは実際に業務を行うオフィスを持つわけではありませんが、都心の一等地に登記できるため会社のブランド力や信用力に繋がります。また、バーチャルオフィスは多様なサービスを備えているので、あなたにマッチしたサービスを利用すれば固定費削減と業務効率を実現できます。そこで今回は、そのサービスの一つである〈電話応答サービス〉のメリットとデメリットについて解説します。
目次
1.電話応答サービスとは
2.サービスを利用するのに利用に最適な方
3.電話応答サービスのメリット
4.電話応答サービスのデメリット
5.まとめ
1.電話応答サービスとは・・・
電話は会社の窓口であり、電話の応対ひとつでその会社のイメージが大きく変わってしまいます。電話応対は起業したての方には特に大切なポイントとなります。しかし、起業した直後であったり、小規模な会社であったりすると、対応には苦労します。そこで、こうした問題を解決してくれるのが、電話応答サービスです。不定期に企業にかかってくる（各種問い合わせや営業など）電話、もしくは営業中や移動中などにかかってくる重要な電話に、オペレーターがあなたに代わって丁寧に電話応対するサービスです。かかってきた電話に対して、
「ただいま担当者は不在です」
「ただいま担当者は打ち合わせ中です」
「こちらから折り返し連絡をいたします」
という旨をお伝えし、かけてきたお客様のお名前やご連絡先、簡単なご用件をお聞きして、速やかに依頼者様へご連絡させていただくサービスです。
2.サービスを利用するのに最適な方
以下のような方が、電話応答サービスの利用に適していると考えられます。
・営業電話で業務を中断されたくない！
・商談中や移動中に重要な電話がかかってきたらどうしよう！
・いつも留守番電話で、会社のイメージが悪くなるのは嫌！
特に、『電話秘書がいたらいいな！』と思っているあなたには是非、利用して頂きたい便利なサービスです。忙しいあなたのかわりに、教育を受けた専門のオペレーターが電話対応をいたします。その前に、電話応答サービスを利用する上で大切なメリットとデメリットをしっかりと把握しておくのがベストです。
3.電話応答サービスのメリット
メリット① 『ビジネスチャンス』を逃さない
営業で外出していたり、大事な商談中に電話に出ることはできません。そんな時に大切な仕事の電話があったとしたら、大きなチャンスを逃してしまっているかもしれません。特に起業したての会社にとっては新規顧客の獲得は、事業をスムーズに伸ばしてゆくためにも重要です。せっかく営業をかけたのにもかかわらず電話での問い合わせに対応できなければ結果、チャンスを無駄にしてしまいます。そのため、大切なビジネスチャンスを逃さないためにも、電話応答サービスを利用することは事業拡大において大きなポイントとなります。
メリット② スピーディーな対応が可能になる
電話対応がおろそかになったり、折り返しの連絡が遅いことがクレームやトラブルにつながることがあります。最悪の場合、せっかくの契約が破棄になってしまうことも。電話応答サービスを利用することで、電話に出られなかったり対応が遅れたりするなどのトラブルを回避できます。そしてスピーディーな対応をすることでお客様や取引先からの信頼を勝ち取ることができます。
メリット③ 業務に集中できる
忙しい時に電話対応に追われる時間はかなりのストレスになります。業務中に電話があると、その都度手を止める必要があり、集中力が落ちてしまいます。それが飛び込み営業電話にも対応するとなると、かなり無駄な時間が発生します。電話応答サービスを利用することで電話対応にかかる余計な時間や労力を省き、業務に集中できる環境が整うため業務効率がUPします。
メリット④ 会社のイメージUP
電話対応が遅ければ会社の信用度やイメージも下がってしまいますが、電話応答サービスではしっかりと教育されたオペレーターが、あなたの電話秘書として全力で電話応対に徹します。「何度かけても繋がらない！」、「いつも留守番電話になってしまう！」などの、トラブルを回避することができます。こうした電話応答サービスを用いた一つ一つの積み重ねが、ビジネス上での信頼構築に繋がってゆきます。
メリット⑤ コストが削減できる
電話対応ができる人材を雇うよりも人件費を大幅に節約することができます。専門のオペレーターを会社で雇うのは、いつどれくらいかかってくるかわからない電話対応に対して無駄が出てしまいます。小規模の事業者や、起業したばかりの会社の経営者にとっては、大きな固定費となり負担となってしまいます。そこで、電話応答サービスを利用することで、費用を削減することができます。
4.電話応答サービスのデメリット
デメリット① 商品やサービスについての詳しい説明ができない
電話応答サービスではオペレーターが自社の商品やサービスについて詳しく理解、把握しているわけではないため簡単な電話応対しかできません。商品について詳しく知りたい、サポートの依頼などに瞬時に対応することは難しくなります。
デメリット② 費用がかかる
毎月一定額の費用が発生することになります。しかし、電話対応をする人材を雇えば、給与や交通費、教育費などの人件費がかかります。それに比べれば、はるかにコストはおさえられます。
5.まとめ
以上のことからわかるように、バーチャルオフィスの電話応答サービスは安価で電話秘書をもてる便利なサービスです。簡易な電話応答ですが、お客様や取引先の方からの電話にスピーディーな対応ができるかできないかは仕事をする上では大切なポイントです。効率よく仕事をしたい方には、なくてはならないサービスと言ってもよいでしょう。一本の電話対応により信用を失わないためにも是非、電話応答サービスの利用を検討することをおすすめいたします。
