スタートアップの経営者や個人事業主に人気のバーチャルオフィス。『バーチャルオフィス』と聞くと皆さんは何を思い浮かべますか？バーチャルオフィス(virtual office)を和訳すると、『仮想の事務所』。実際に物理的な事務所を構えなくとも、事務所としての機能をレンタルできる、『仮想のオフィス』のことをいいます。大幅な経費削減を見込めるバーチャルオフィスは、スタートアップの経営者や個人事業主にとって様々なメリットが得られる人気のサービスとなっています。
ですが実際に、バーチャルオフィスを利用するとなると様々な不安が生まれてきます。
・どんなサービスが受けられるのか
・バーチャルオフィスの信頼性はどうなのか
・どんな企業が運営しているの？住所は安全なの？
・取引先や顧客からどう思われるのか？
・怪しい住所ではないのか
・銀行口座の開設や社会保険に加入できるのか？
・全ての業種で利用できるのか
これを読めば、そのような不安も解決です！
バーチャルオフィスとは何なのか、メリット、デメリットと共にご説明します！
目次
1.バーチャルオフィスとは
2.バーチャルオフィスのサービス
3.バーチャルオフィスのメリット
4.バーチャルオフィスのデメリット
5.バーチャルオフィスを選ぶ上での注意点
6.まとめ
1.バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスは、1960年代にアメリカで始まったサービスです。実際に物理的な事務所を構えなくとも、事務所としての機能をレンタルできる『仮想の事務所』。わかりやすく言うと、住所のみを貸し出し、利用者はその住所を名刺やホームページに記載して利用できるサービスのことです。
郵便物や電話転送といった基本的なサービスに加え、会計業務の請負、法人登記代行やホームページ作成のサポート等、起業する上で必要なありとあらゆるサービスが提供されています。会社にもよりますが、初回登録費用が5.000〜20.000円程度、月額1.500円〜10.000円程度となっており、大幅な経費削減を見込むことができます。
2.バーチャルオフィスのサービス
ここでは、基本料金に含まれていることの多い、一般的なバーチャルオフィスのサービスの一部を紹介します。
【一般的なサービス】
①郵便物転送サービス
利用者の自宅へ転送します。転送までの時間は会社によって異なるので要確認。電子化してデータを転送してもらうことや直接引き取ること、転送頻度を上げるオプションなども有。
②専用番号の貸し出し
かかってきた電話を利用者の携帯電話へ直接転送します。どこにいても、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。
③会議室の利用
バーチャルオフィスが持つ会議室をレンタルできる。ホワイトボードやプロジェクター等の備品も完備されている(オプションの場合もある)
企業によっては、会員専用の予約サイトもある。
④受付
常駐の受付担当スタッフに対応してもらえる。不在時も連絡がもらえる。(常駐がない場合もあり)
また、企業によっては、この他独自のサービスを展開しており、スタートアップの経営者や駆け出しのフリーランスの方にとっては、事業を始めやすいサービスも用意されています。
【独自サービス】
・法人登記の手続き代行
・会計業務請負
・ホームページ作成のサポート
・郵便物の電子化
・仮想サーバーのレンタル
・法務・税務の専門家によるコンサルティング
3.バーチャルオフィスのメリット
①初期費用の削減
自宅とは別にオフィスを借りる場合やスタートアップ時にかかる初期費用を削減できます。実際に事務所を構えるとなると、敷金数ヶ月分、補償金6ヶ月〜1年分等の高額な初期費用が必要です。備品や設備の費用も考えねばなりません。また、コロナウィルスの流行により、固定費である家賃が大きな無駄となってしまっている問題も解決できます。
バーチャルオフィスなら、初回登録費用と月額の使用料のみでオフィス機能を使用することができます。一般的なサービスはシンプルですが、オプションサービスを利用し利用者のニーズにあった使い方ができます。
②一等地の住所を安価で使用できる
バーチャルオフィスの多くは、都心の一等地に住所を置いています。安価で、一等地の住所を名乗れると言うことは、企業としての信頼にも繋がります。実績のないスタートアップ企業やフリーランスの方が、取引先や顧客からの信用を得ることは容易ではありません。そんな時、一等地の住所を持つ会社という点で、信頼を得る上で大きな助けとなります。都心のの一等地に事務所を構えるとなると、多額の費用がかかります。バーチャルオフィスなら、安価で都心の一等地の住所をゲットすることができます。
③プライバシー保護、トラブル回避
オフィスを構えるお金を削るために、自宅をオフィスとする。すると、名刺やホームページに自宅の住所を掲載することになります。個人情報が晒されてしてしまうことや、住んでいるマンション・アパートが居住以外の使用を禁止していてトラブルとなってしまうなどかなりのリスクを負うこととなります。バーチャルオフィスであれば、このような事態は起こりません。
④銀行口座開設、社会保険への加入も可能
バーチャルオフィスだから、口座開設ができない、社会保険への加入ができないと言うことはありません。きちんとした手順を踏めば大丈夫です。ですが、起業するご本人の信用度が重要となってきますので、その点ご注意を。
4.バーチャルオフィスのデメリット
①他社と同じ住所になる場合がある
複数の利用者が同じ住所を会社の住所として使用するため、住所を検索すると複数の企業が表示される可能性があります。バーチャルオフィスを使用することは悪いことではありませんが、取引先や顧客がどう感じるかはわかりません。マイナスイメージに繋がることもあります。ですが、働き方が多様化する現代において、新たな働き方としてバーチャルオフィスは認識されており、選択肢の一つだと取引先や顧客も考えるのではないのでしょうか？
②業種によっては利用できない
人材派遣や古物商、弁護士、不動産業等行政への許認可が必要な場合は、バーチャルオフィスを利用できない場合があります。
5.バーチャルオフィスを選ぶ上での注意
ここからは、バーチャルオフィスを選ぶ上での注意点をお伝えします。
①運営会社や施設について調べる
取引先や顧客への信頼の観点からも、自身が使用するバーチャルオフィスがどのようなものかを調べることは重要です。自社で所有している物件を使用している会社は、移転等のリスクが低く信頼度の高くなります。他方で、雑居ビルやマンション・アパートの一室を利用している場合だと、いかに都内の一等地であったとしても、移転するリスクや利用者の顧客などから不信感を抱かれかねません。
そこで、自身が顧客との打ち合わせで使う場合を想定し、施設の状況も合わせて確認することが大切です。また、電話や受付など利用者自身に代わって対応してもらう場合もあるので、サービスの質なども要確認です。
②サービス内容をきちんと確認する
どこまで月額費用に含まれているサービスなのか、どこから追加オプションなのかを確認することが重要です。追加オプションを選んだ結果、月額費用が割高になる場合もあるため注意が必要です。
③安全な住所なのか(事件があった場所ではないか等)
以前、犯罪などの事件が起きていないかや事故物件でないかなど、信用にも関わるのできちんと調べておくことが望ましいです。
6.まとめ
ここまでバーチャルオフィスについて、メリットデメリットと共に説明してきました。運営会社によって、多様なサービスがあり、利用者ニーズに合わせて選択することができます。スタートアップ企業やフリーランスの方にとっては魅力的なサービスがいっぱいです。起業やフリーランスに興味のある方、メリットやデメリットを理解し、上手にバーチャルオフィスを活用してみてください！
