この記事をご覧になっているのは、バーチャルオフィスの利用について検討されている方かと思います。バーチャルオフィスは賃貸やレンタルオフィスに比べ、少ない予算で住所を得ることができるため、業種や目的によっては相性が良く、人気のある形態です。働き方が多様な今、それに伴って近年利用者が増加しています。
インターネットで検索すると、たくさんのバーチャルオフィスの業者が出てくるかと思います。一言にバーチャルオフィスといっても、様々な特徴があり、玉石混交です。経済的で事業経営に有利かと思えば、運営会社の倒産や思いもよらない費用がかかるなど、その選択によっては後の祭りとなる場合もあり、バーチャルオフィスの選び方は重要です。
不要なトラブルを避けるためにも、どのような視点が必要となるのか押さえておきましょう。今回は、数多く存在するバーチャルオフィスのなかから、何を基準に選ぶべきか、契約後に後悔しないためのバーチャルオフィスの選び方のポイントについてまとめました。これらをぜひ参考にしていただけたら幸いです。
目次 ⑴レンタル住所に関するトラブル |
1.バーチャルオフィスの選び方のポイント
バーチャルオフィスを選ぶ際には、雰囲気やロケーションを重視される方も多いのではないかと思います。しかし、実際に事業を運営していく上で、本当に重要なのは、以下の⑴費用、⑵サービスの内容、⑶運営会社の経営状態の3点です。ここから各ポイントについて詳しく解説いたします。
2.費用
バーチャルオフィスを比較し契約する上で、多くの方が重視するポイントの一つが料金かと思います。比較するには表面的な金額でなく、内容をしっかりと精査する必要があります。
まず、バーチャルオフィスの利用料金は、運営会社によって様々です。広告的に大きく表示された料金が破格であると、とても魅力的に思えます。しかし、一見、値段が安くお手頃に思えても、事務手数料や保証金といった「初期費用」、年会費や更新事務手数料といった「更新費」、解約する際の「解約金」などがかかる場合があるので、注意が必要です。
どういった名目にどれくらいの料金がかかるのか、かかる場合はいくらなのか、月額の利用料だけでないそういった費用も把握しましょう。バーチャルオフィスの場合、賃貸やレンタルオフィスに比べ、初期費用、管理費等も少なく見積もれることがあり、経済的に思われます。しかしながらそれぞれの運営会社で料金形態も様々で、月額料金以外の費用も大いにあり得る点に関しては、盲点となっている方も多いかと思います。また、月額料金の中に郵便物や電話の転送などのサービス費用が含まれているか、それともオプションであるのか確認することも大切です。ひいては、月額料金とそれ以外にかかる費用をきちんと把握してから、利用業者を比較することが大切です。
3.サービスの内容
バーチャルオフィスを利用する上で、ご自身がどういったサービスを求めているかを明確にすることも大切です。冒頭に、一言にバーチャルオフィスといっても、様々な特徴があり、玉石混交であると記しました。費用や得られる住所も様々ですが、それはサービスについても同様です。利用したいサービスは含まれているか、あるいは付属できるか、はたまたサービス内容は希望と合致しているか、詳しく調べ、理解するようにしましょう。ここではサービスにまつわる、よくあるトラブルについていくつかまとめます。
⑴レンタル住所に関するトラブル
バーチャルオフィスに登録した大きな理由が、本社所在地としての住所を取得することである人も多いかと思います。しかしながら「法人登記をしようとバーチャルオフィスで住所を借りたが、実は登記に対応していなかった」というトラブルがあります。バーチャルオフィスで住所を取得することで、当然に登記できると思ってしまうのは危険です。法人登記を考えている方は、申し込む前に業者にしっかりと確認しましょう。
⑵郵便物に関するトラブル
バーチャルオフィスの多くでは、取得した住所に届いた郵便物をご自宅へ転送するサービスを提供しています。取りに行く手間が省け、プライバシーの観点からもとても便利なサービスですが、業者によって転送料金が異なるため、確認不足のまま契約してしまうと、想像以上に費用がかかる場合があります。転送頻度も頻繁であるところもあれば、週に１回のところがあり、後者ですと、つまりは書類が１週間後に届くこともあるということになりますので注意が必要です。細かい点ですが、このようなことでご自身の顧客への対応速度がだいぶ変ってきますし、それが顧客からの信頼に直結する可能性もないとは言えません。
⑶電話サービスに関するトラブル
電話に関するサービスも業者によってさまざまあります。電話代行サービスでは、電話番号を取得したうえで、その番号に掛かってきた電話にバーチャルオフィスのオペレーターが代わって出て、用件を聞いてくれ、その内容を教えてくれます。こちらも一見とても便利なサービスですが、実際に電話代行サービスを利用したけれど外国語に対応していなかった、応対可能時間が短かった、などのトラブルもあるようです。ご自身の事業の経営に大きく関わることですので、自分の必要とするサービス内容であるかどうか、細かい内容、実態をきちんと確認しましょう。上記は一例にすぎませんが、サービスの内容を精査することは、事前のトラブル回避と言えます。
4.運営会社の経営状態を知る
現代のバーチャルオフィスの需要の増加に合わせて、多くの新規バーチャルオフィス運営会社が次々と登場しています。そのなかで、契約したバーチャルオフィスの運営会社が、想定外に突然倒産してしまうこともないとは言えません。この場合、一から新たなオフィスを借りなおして住所も変更しなくてはなりません。こうした作業には、登記等の再手続きだけに留まらず、顧客への伝達や名刺への記載の変更など、想像するだけでも大変な労力がかかってしまいます。運営会社の経営状態をろくに知らずに契約すると、自ら火種を作ることになりかねません。
そのため、バーチャルオフィスを契約する前に、経営状態が安定していることを見極めなくてはなりません。経営が安定している業者かどうかを調べるには、信用情報リサーチ会社で確認することもできます。その場合、信用情報会社の口コミや実際の売上、利益が落ちていないかどうかなどを見ます。また、バーチャルオフィスの運営が5年以上で資本金は1,000万円以上の業者だと安心とも言えます。
5.まとめ
以上、後悔しない、バーチャルオフィスの選び方のポイントについてまとめました。バーチャルオフィスを選ぶ際、多くの方が料金やサービスについて、契約前に目を通されるかと思いますが、表面的でなく、細かな内容をきちんと確認しましょう。バーチャルオフィスでは、実際の物件を借りるわけではないので、その分気軽に利用できてしまいます。そのため、下調べなどをあまりせずに契約を決めてしまう方も少なくありません。契約する前に今回ご紹介したポイントをおさえ、ご自身の要望と照らし合わせ、しっかりと納得できる業者を選びましょう。
