『あなたは便利な電話応答サービスを試してみたいと思いませんか？』
バーチャルオフィスを利用して、これから起業しようと考えている方、会社の窓口となる電話問い合わせに対する準備はできていますか？企業当初は仕事のペースを掴むまではとにかく忙しく、電話をする時間も集中したいとお考えでしょう。しかし、起業したてだからこそ、会社にかかってくる電話はとても大切です。なぜならお客様からのお問い合わせに丁寧に対応することで、間違いなく会社のイメージがアップするからです。専用のコールセンターがあればよいのですが、コストも馬鹿にならないですよね。電話応答サービスは、そんなお悩みを低コストで解決できます。これから電話応答サービスを利用した方がよい理由を説明いたします。
目次
1.電話応答サービスとは
2.起業する際に電話応答サービスが不可欠な理由
3. 電話応答サービスを利用する際の注意点
4.まとめ
1.電話応答サービスとは
会社にかかってくる（各種問い合わせや飛び込み営業など）電話、もしくは営業中や移動中などにかかってくる顧客や取引先からの重要な電話に、オペレーターが丁寧に電話対応するサービスです。かかってきた電話に、
「ただいま担当者は不在です」
「ただいま担当者は打ち合わせ中です」
「こちらから折り返し連絡をいたします」という旨をお伝えし、かけてきたお客様のお名前やご連絡先、簡単なご用件をお聞きして、速やかに依頼者様へご連絡させていただくサービスです。
2.起業する際に電話応答サービスが不可欠な理由
起業する際に電話応答サービスが絶対おすすめな理由は２つあります。
一つは会社のイメージアップできること、もう一つは業務効率を上げることです。
特に起業したての会社にとって新規顧客の獲得は、事業をスムーズに伸ばしていくためには重要です。
事業に興味を持っていただいたお客様からの問い合わせに対応できなければ、せっかく力を入れた営業や広告も無駄となってしまいます。
そこで、イメージアップを行いつつも業務効率化を実現してくれる電話応答サービスは、起業したばかりの会社にとって活用するべきサービスです。
①会社のイメージアップ
取引先やお客様からの問い合わせ電話が、「いつかけても留守番電話になってしまう」「なかなか電話が繋がらない！」といった状態であると会社への信頼感が損なわれてしまいます。電話は会社の窓口であり、顔の見えない相手は電話の対応の仕方ひとつで会社の良し悪しを判断します。一本の電話でビジネスチャンスと信頼を逃さないためにも、かかってくる電話対応は大切にしたいポイントです。さらに、電話応答サービスのオペレーターはしっかりと教育されているため、事業運営において大きなサポーターになることは間違いありません。
②業務の効率化
その一方で、業務に集中している際にかかってくる電話に全て対応していては、仕事はスムーズに進みません。重要な電話ならばよいのですが、飛び込み営業の電話などに時間を費やすことは非効率的です。電話応答サービスのオペレーターに任せ、対応が必要な重要な電話のみに応えることで、安心・集中して業務に集中できます。
さらに、
•営業中、商談中でも安心！かかってくる重要な電話はオペレーターが対応してくれます。
•移動中も重要な電話を逃しません。
•クレームの電話などはスピーディーな対応によりトラブルを回避することができます。
•電話対応ができる人材を雇うよりも人件費を節約することができます。
•低コストでありながらレベルの高いオペレーターなので安心してまかせられます。
以上のようなメリットがあり、まさに秘書がいるのと同じ効果があるといえます。
3.電話対応サービスを利用する際の注意点
ただし、電話応答サービスではオペレーターが自社の商品やサービスについて詳しく理解、把握しているわけではない為に簡単な電話対応しかできません。あくまでも電話を繋ぐオペレーターということを理解した上で電話応答サービスを活用して下さい。また低コストとはいえ、毎月一定の費用が発生することになります。サービスを利用する前にオペレーターのレベルをご自分で確認する事をおすすめします。
4.まとめ
とはいえ、電話応答サービスのオペレーターはしっかりとした教育を受けている為、丁寧で柔軟な対応ができます。簡易な電話応答ではありますがお客様や取引先の方からの電話にスピーディーな対応ができることにより信頼を得ることもできますし、ご自身の仕事の効率化も図ることができます。
「あのとき電話に出て対応しておけば、仕事をもらえたのに……」といったように、一本の電話で後悔しないためにも、バーチャルオフィスの電話応答サービスの利用を検討することをおすすめします。
